La mejor manera de afrontar una visita de la BSA es…

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La BSA realiza campañas permanentes de regularización y combate a la piratería. Recientemente son varias las personas que han acudido a mi para pedir orientación sobre cómo afrontar una visita o una carta de la BSA. Si bien la campaña de la BSA es continua, de unos meses a esta fecha se ha intensificado.

En 2009 escribí en Merca2.0 sobre el tema. Mucho de lo que escribí en aquél entonces sigue vigente. No obstante, es necesario hacer una actualización a esa nota y compartir con ustedes la experiencia acumulada en ese período de cinco años posteriores a la nota original.

Primero retomemos los mitos en torno a la BSA:

Mito 1.-La BSA es una autoridad.

Falso. La BSA NO es una autoridad. La BSA es una organización de carácter privado que agrupa a varias empresas fabricantes de software pero no son ninguna autoridad.

Mito 2.- La BSA me puede multar.

Falso. La BSA, al NO ser autoridad, no te puede sancionar de ninguna forma. Eso no quiere decir que no puedan intentar alguna acción en tu contra si efectivamente se demuestra que estás cometiendo alguna infracción o delito en contra de sus representados.

Mito 3.- La BSA puede entrar a mi negocio, inspeccionar mis máquinas y clausurarme o confiscar mis equipos.

Falso. La única forma en que pueden entrar a tu oficina es con una orden de visita de inspección del IMPI o con una orden judicial en donde se exprese con toda precisión el motivo y objetivo de la visita, así como los programas y lugares en donde ha de llevarse a cabo la inspección. OJO si en tu oficina se presenta el inspector del IMPI, se identifica debidamente y lleva el oficio de comisión donde se ordena la visita de inspección al local de tus oficinas, lo debes dejar pasar y ofrecer todas las facilidades para que lleve a cabo la visita de inspección. Con las reformas a la Ley de la Propiedad Industrial, si no dejas pasar al inspector del IMPI, equivale a que admitas que las infracciones que se te imputan son ciertas. En concreto, el artículo 206 de la Ley de la Propiedad Industrial establece que:

Artículo 206.- Los propietarios o encargados de establecimientos en que se fabriquen, almacenen, distribuyan, vendan o se ofrezcan en venta los productos o se presten servicios, tendrán la obligación de permitir el acceso al personal comisionado para practicar visitas de inspección, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en el artículo anterior.

Si se negara el acceso del personal comisionado a los establecimientos a los que se refiere el párrafo previo o si de cualquier manera hubiera oposición a la realización de la visita de inspección, dicha circunstancia se hará constar en el acta respectiva y se presumirán ciertos los hechos que se le imputen en los procedimientos de declaración administrativa correspondiente.

Esto no se daba en 2009 cuando escribí la nota original y por ello considero sumamente importante actualizar la información.

Como referencia, vale la pena transcribir también el artículo 205 de la misma ley, en donde se establecen los requisitos que debe cumplir el inspector del IMPI para que estés obligado a permitirle el acceso:

Artículo 205.- Las visitas de inspección se practicarán en días y horas hábiles y únicamente por personal autorizado por el Instituto, previa identificación y exhibición del oficio de comisión respectivo.

El Instituto podrá autorizar se practiquen también en días y horas inhábiles a fin de evitar la comisión de infracciones, caso en el cual en el oficio de comisión se expresará tal autorización.

El personal comisionado a las visitas de inspección podrá, durante el desarrollo de las diligencias, tomar fotografías o video filmaciones o recabar cualquier otro instrumento considerado admisible como prueba en términos de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo y del Código Federal de Procedimientos Civiles. Las fotografías que se tomen, los videos que se filmen y los demás instrumentos recabados en términos de este artículo, podrán ser utilizados por el Instituto como elementos con pleno valor probatorio.

Mito 4.- La BSA me puede pedir informes sobre las licencias del software de mi empresa.

Falso. Sentirte obligado a proporcionar información sobre las licencias del software de tu empresa a la BSA es tanto como sentirte obligado a entregarle información de tu contabilidad a cualquier persona que se le ocurra pedirte dicha información. De hecho, el solicitar información con tono “obligatorio” es una táctica común que utiliza la BSA para construir su caso en contra de tu empresa. Por ejemplo, utilizan los diferentes canales como los programas de actualización de software de diferentes empresas para solicitar información como la razón social de tu empresa, de las empresas filiales en su caso, tamaño de la empresa, número de computadoras, programas que se utilizan, versiones, etc. luego, esa información la utilizan para que el inspector del IMPI vaya a tu empresa con una orden de visita de inspección y continuar recabando datos que luego podrán utilizar en tu contra. Así que cuidado con la información que proporcionas en este rubro y sobre todo fíjate a quién y porqué se la estás proporcionando. A veces quien se presenta como tu “amigo” que quiere apoyarte para estar al día en tecnología es, en verdad, el enemigo que está viendo como obtiene tu información.

Ahora bien, la mejor manera de afrontar una visita de la BSA es previniendo y la mejor manera de prevenir es estando al día con tus licencias. Para estar al día con tus licencias hay dos caminos. O llevas a cabo auditorías de software periódicas en tu empresa y adquieres las licencias del software que detectes que se está utilizando sin la licencia debida (que por principio de cuentas no debería ser así) o, si lo prefieres y la actividad de tu empresa lo permite, utilizas software libre. Ojo con el hecho de que utilizar software libre también te sujeta a una licencia. La diferencia básica está en que cuando utilizas software libre, por principio, la licencia te permite reproducir y utilizar el programa en cuantas máquinas necesites hacerlo pero igualmente respetando los términos de la licencia que el titular de los derechos imponga como condición para el uso del software. Además hay que recordar algo muy importante: libre no significa gratuito.

El modelo de negocio ha cambiado mucho también en estos cinco años. Ahora es mucho más fácil y menos costoso adquirir las licencias de muchos programas que antes escaseaban y eran sumamente caros. Esquemas como el de Office 365 o Adobe Creative Cloud hacen más fácil estar en orden en todas las máquinas de tu empresa. ¿Usas Windows Server? Te recomiendo verificar si necesitas adquirir licencias de acceso de cliente a servidor (CALs) porque esas licencias también cuentan y pueden representar un cabo suelto en tu empresa. ¿Tienes licencias de Windows XP u Office 2007 pero usas Windows 7 y Office 2013? Ten cuidado. Legalmente, no cuentas con licencias para tu software. Esto es un fenómeno muy común y se piensa que porque tenemos una licencia correspondiente a una versión anterior, estamos “medio legales” cuando la realidad es que estamos completamente ilegales.

El resultado de las auditorías de software que realices en tu empresa deberían, idealmente, de arrojar un expediente individual por máquina en donde se tenga la lista del software que tiene instalado, el número de licencia de cada programa y el documento que avale el pago de dicha licencia. En el caso de las máquinas que tienen software pre-cargado -como sistema operativo y suites de oficina- te sugiero integrar la factura del equipo al expediente y verificar que los hologramas del fabricante se encuentren en buen estado y pegados en la máquina que corresponda. Si lo que tienes es software adquirido después de haber comprado la máquina, igualmente te sugiero integrar las facturas de las diferentes versiones del software que has instalado en la máquina para poder demostrar que existe una secuencia lógica entre el software que venía instalado originalmente y aquél que como producto de una actualización se encuentra activo en la máquina. Esto lo recomiendo porque si tienes una licencia pagada a precio preferencial por actualización y no cuentas con la documentación que demuestre que tenías derecho a acceder a ese precio rebajado, también estarás en infracción en estricto sentido. Si compraste el software en línea, el recibo de la tienda en línea o el correo electrónico que confirma la compra, debes imprimirlos e integrarlos al expediente de la máquina, además de conservar los archivos originales en tu correo o en tu máquina, dependiendo el tipo de archivo de que se trate.

Si eres de los que prefiere jugársela y cree que es más barato correr el riesgo, piénsalo dos veces. Si corres el riesgo y te “cachan” en la infracción, te pueden poner una multa que va desde cinco mil hasta diez mil días de salario mínimo (a la fecha equivalentes a entre $336,450 y hasta $672,900 pesos) por cada programa que no cuente con la licencia correspondiente. Esto quiere decir que si en una computadora tienes windows, office y usas windows server sin la CAL correspondiente, te ponen tres multas.

Además de las multas, deberás pagar los daños y perjuicios que el fabricante del software estime que le has causado y el costo de la licencia a precio de lista por cada programa que se detecte que está en uso sin el debido pago.

Eliminar el riesgo te cuesta mucho menos que arriesgarte a que te “cachen” en infracción. Ahora ya lo sabes. Prevenir sale más barato. Comprar tus licencias o usar software libre es la mejor defensa ante una inspección de la BSA.

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